Vicaima : Relatórios de produção, vendas, stocks e entregas
A Vicaima – Industria de Madeira e Derivados, S.A. é um dos maiores fabricantes europeus de portas interiores. É líder do mercado nacional e, para além de Portugal, tem também presença directa em Espanha, Marrocos e Reino Unido. A Vicaima exporta cerca de 92% da sua produção a nível mundial e está empenhada na qualidade das matérias-primas e no design inovador dos seus produtos no dia-a-dia.
O Desafio
A Vicaima, estando num mercado extremamente competitivo e onde a eficiência é um requisito fundamental, tem uma necessidade diária de fornecer informações aos seus decisores para que as decisões possam ser tomadas de forma rápida e correta.
A Vicaima utilizou o SAP BW para retirar informação do SAP, a fim de fazer relatórios diários de vendas, encomendas e produção. Este processo diário demorou cerca de 60 minutos. Para tal, a VICAIMA criou relatórios que foram exportados para o Excel. Depois, utilizando fórmulas Excel e Pivots, a VICAIMA construiu relatórios em Excel. Sempre que eram necessárias alterações, era necessário solicitar a intervenção informática e as alterações levavam 1 ou 2 dias a ser feitas (já bastante eficientes para os padrões da indústria).
A Solução
A Vicaima escolheu o ALLOS para ultrapassar a necessidade de reduzir o tempo que leva a preparar relatórios diários, criando os seus relatórios de vendas, encomendas e produção sem a necessidade de exportar dados. O utilizador apenas abre o Excel e faz os cálculos. A implementação inicial foi feita sem qualquer interrupção nos processos diários, não só porque não foi necessário parar o sistema de produção, mas também porque não foi necessário adquirir hardware adicional, nem introduzir alterações no sistema empresarial, SAP, neste caso.
Além disso, a equipa ALLOS apenas montou a estrutura de dados e a Vicaima construiu todos os relatórios com a sua equipa, inicialmente aplicando o ALLOS às folhas de cálculo existentes e, mais tarde, trazendo mais informação, a partir do Allos, facilmente acessível, para o modelo.
Os Resultados
Os relatórios são criados em apenas 20 minutos, e a principal razão para não serem imediatos é porque foi introduzida uma validação adicional no processo. Uma vez que ALLOS tem as fórmulas personalizadas no próprio Excel e vai buscar os dados diretamente ao SAP sempre que houver uma alteração (novo mercado, novo produto), esta alteração é automaticamente introduzida no Excel sem necessidade de reformular as consultas.
Assim, não há necessidade de pedir alterações ao IT, porque tudo o que é necessário para alterar o layout ou estrutura da informação, pode ser feito diretamente pelo utilizador, em Excel.
Para a Vicaima, ALLOS é sinónimo de Flexibilidade, total flexibilidade.” | “Quaisquer alterações aos templates existentes demoravam 1 ou 2 dias a serem efetuadas, só depois disso era possível voltar a efetuar os reports já com todos os dados necessários. Estas alterações poderiam ocorrer a qualquer momento, e atrasavam a realização dos reports diários.
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