Organização das Nações Unidas – Organização central de viagens da ONU
De forma a respeitar as políticas internas da ONU, não nomeamos, num documento público, esta organização em particular. Contudo, poderemos abordar este projeto com mais detalhe, se solicitado.
O Desafio
Quando um qualquer ficheiro, de um departamento central da ONU, era recebido (com informações e custos de viagem), decisões complexas tinham de ser tomadas, em cada linha do registo em SAP: que PO e item de PO a utilizar? A que WBS estava relacionado? Havia fundos suficientes disponíveis? Era uma fatura ou um lançamento G/L? Toda esta análise era feita manualmente, verificando informação tanto em SAP como em Excel. Os lançamentos individuais foram agregados para reduzir o trabalho, levando à perda de informação sobre despesas e dificuldades nas reconciliações de fecho do ano.
A Solução
Ao utilizar os lançamentos G/L e o Gestor de Faturas é possível determinar automaticamente muitas das variáveis necessárias, através de algoritmos. Além disso, fornece as informações necessárias para a contabilidade resolver qualquer problema que o algoritmo não consiga resolver. Os dados são então enviados automaticamente para o SAP num formato consistente, simplificando os relatórios subsequentes.
Resumo da funcionalidade do GL e do gestor de faturas, desenvolvido pelo Allos: Recupera informação de pedidos de compra e histórico, mais informação de saldos de contas GL; Calcula saldos e lançamentos anteriores, Efetua cálculos com base no histórico, Define o processo correto a seguir, dependendo dos dados da Folha de Cálculo, verifica pedidos de compra e dados de contas GL; Verifica lançamentos duplicados no SAP; Lança faturas MM estacionadas; Lança documentos GL; Lança folhas de registo de serviços.
Os Resultados
Para o responsável pelo processo, a mudança “levou a uma melhoria significativa na eficiência e controlo no que era anteriormente uma área de fraqueza” e “trouxe vantagens que anteriormente não eram esperadas”. A reconciliação é agora possível, fecho do ano é mais simples e os dados necessários para as áreas operacionais estão disponíveis de forma clara.
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