ATMAD – Formulários de compra : Descentralização e mais eficiência
A ATMAD, S.A. é responsável pela construção, gestão e funcionamento do Sistema Multimunicipal de Abastecimento de Água e Saneamento no Nordeste de Portugal, cobrindo uma área de 11.748 km2.
O Desafio
A ATMAD tinha uma mão-de-obra dispersa e para quem não tinha acesso aos sistemas centrais, trabalhando em locais remotos, era difícil preencher facilmente requisições de compra, reservas ou ordens de compra. Costumavam telefonar e enviar e-mails, e tinham sempre dificuldade em utilizar o sistema central, que era muito mais complexo. Isto levava a atrasos e erros na comunicação e no preenchimento de dados.
Além disso, a ATMAD precisava de acelerar o carregamento de grandes quantidades de itens de compra. Os dados provenientes da telemetria e do laboratório (análises solicitadas) não podiam ser introduzidos diretamente no sistema. Isto gerou muito trabalho adicional, agora desnecessário, e muitos erros porque havia muitas pessoas a reportar informação de várias maneiras, o que expôs a existência de imprecisões.
A Solução
O Allos criou formulários para ordens de compra, requisições, etc., para que os colegas em áreas remotas possam introduzir dados em formulários auto-avaliados com todas os dropdowns definidos. Foram também criados formulários para recuperar dados de telemetria e análises laboratoriais. Os utilizadores podem gerir a interface de introdução no SAP, de modo a que os custos corretos sejam determinados automaticamente.
Os Resultados
A ATMAD começou a utilizar o Allos para descentralizar a gestão de compras e armazéns em cerca de 100 locais. Os utilizadores sem acesso ao SAP estão agora a fazer requisições de compra e manutenção, reservas e ordens de compra, ao mesmo tempo que podem controlar os seus orçamentos, tudo em folhas Excel e documentos Word devidamente formatados de acordo com as necessidades da ATMAD e validações exigidas pela SAP.
Isto resultou em economias de tempo significativas, assegurando ao mesmo tempo a consistência dos dados. Para gerir este fluxo e consistência de documentos, a ATMAD integrou o ALLOS com o seu sistema de gestão documental.
Considero o ALLOS bastante mais simples que as interfaces do SAP, porque sempre que me apresenta um erro de exportação, alerta-me para que tipo de erro se trata, enquanto no ERP aparecem apenas códigos, levando-me a ter que questionar outras pessoas, mais especializadas, sobre o tipo de erro.
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